O processo de criação de empresa é algo simples, mas que exige uma atenção especial no que se define ao nível do pacto social e registo comercial. Ser bem acompanhado, como já falámos em publicação anterior, é muito importante. Depois da sociedade formalizada, o que é necessário fazer? Que requisitos preciso de tratar? Eis uma ajuda, com uma listagem possível do que deve constar na sua “To Do List”.
Abertura da conta bancária
O seu Contabilista tem 15 dias para abrir actividade junto da AT. Para tal, é imprescindível a disponibilização do IBAN. Precisa portanto, no prazo mais curto possível de se dirigir ao banco para criar a conta de depósito à ordem para a sociedade. Quanto mais depressa a conta existir, mais rapidamente se reúnem as condições para se proceder à abertura de actividade, essencial à actividade económica, quer para facturar, quer para deduzir IVA.
Requisitar senhas de acesso
A senha de acesso à AT vem automaticamente pelo correio para a sede da empresa. Convém requisitar outras senhas, com ênfase para o acesso à Segurança Social Directa. Outras senhas como a plataforma de Certificação PME do IAPMEI, Relatório Único ou Portal IEFP também devem ser requisitadas.
ViaCTT
Qualquer entidade sujeita passiva de IVA, singular ou colectiva, deve proceder ao registo na plataforma ViaCTT, com vista à recepção das notificações electrónicas provenientes da AT. Terá um endereço de email associado, que deverá estar sobre o controlo da entidade a notificar, ou seja, da empresa e da sua gerência.
RCBE
O Registo Central de Beneficiário Efectivo é um processo obrigatório para todas as pessoas colectivas. Neste momento, só os sócios, gerentes ou seus mandatários (advogados, solicitadores) o podem fazer. Uma exigência legal de carácter redundante para maior parte das empresas, mas obrigatório.
Facturar: Procurar um programa certificado
Existem diversas soluções no mercado que vão ao encontro da necessidade de facturar. É muito importante analisar as verdadeiras necessidades da empresa e de que forma o software pode ser ou um aliado ou um empecilho. Há de tudo, desde soluções gratuitas a sistemas complexos para situações mais exigentes. Analisar os prós e contras de cada uma das opções é essencial. Aspectos como a simplicidade de utilização, acessibilidade e segurança são sempre para ter em conta.
Seguros obrigatórios e não só
Existem seguros que necessariamente necessitam de ser efectuados. Acidentes de trabalho, multirriscos e responsabilidade civil são exemplos de coberturas que, ou são obrigatórias, ou são altamente recomendáveis.
Contratos a realizar
Com a criação da empresa, há contratos com entidades terceiras que devem ser revistos ou efectuados novamente. Instalações, água e energia são os exemplos mais prementes, mas também não nos devemos esquecer dos pacotes de comunicações ou outros serviços complementares.
Associações do sector
Estar ligado à associação do sector de actividade económica da empresa, pode representar uma enorme ajuda nesta fase inicial. Existem desde serviços protocolados com potenciais descontos, mas também apoio jurídico, consultoria ao nível de licenciamento, legislação e formação. Informe-se das quotas. Provavelmente vai-se surpreender com o custo-benefício que as associações do seu sector têm para oferecer.
Estabelecimento? Atenção às formalidades
Se tem estabelecimento, atenção aos requisitos de uma porta aberta. O livro de reclamações é obrigatório, assim como a adesão ao livro de reclamações electrónico. Além da visita à representação da associação do sector, uma busca aos portais do licenciamento e ao atendimento na Câmara Municipal pode ser muito esclarecedor.
Saúde e Segurança do Pessoal
Ter pessoal nos quadros não tem como única formalidade o estabelecimento de descontos para a Segurança Social. É obrigatória a contratualização da Saúde e Segurança no Trabalho, além do já falado seguro de Acidentes de Trabalho. Veja outros requisitos ao nível de posto e equipamento de trabalho.
Dados e responsabilidade
Os dados de terceiros exigem formalismos em relação à sua segurança e acesso. Consulte as necessidades que a sua estrutura necessita ao nível do Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD). Há também muita informação na internet, e claro, profissionais que podem ser consultados nesta área.
Invista em formação
A formação, obrigatória, também deve ser disponibilizada. Verifique esse planeamento de antemão e torne a formação uma mais valia do crescimento da sua empresa.
Imagem e presença nas redes sociais
Dizer que tratar da imagem de uma empresa nos dias de hoje não é obrigatório, é um pouco redutor. A presença nas redes sociais, o cuidado com os conteúdos, a escolha dos textos, imagens, fotos, a impressão de cartões e estacionário… Tudo isto vai ajudar à consolidação e credibilização da empresa no mercado. É um investimento, é certo, mas essencial à diferenciação da estrutura e do negócio em relação à concorrência.
A protecção da marca e denominação comercial
Se a imagem da empresa passa pela sua marca e logótipo, é importante que a mesma esteja protegida e seja apenas propriedade sua ou da sua empresa. O assunto pode ser tratado e esclarecido através do portal do INPI, mas se quiser aumentar a protecção da marca e verificar se o registo que pretende é o ideal para o pretendido, existem profissionais na área que o podem ajudar.
Por último: Invista em Si
O seu desenvolvimento pessoal e profissional é o factor essencial do desenvolvimento do seu negócio. Invista em si. Conheça pessoas, faça networking, relacione-se com outros empresários, da sua ou de outras áreas. Invista na sua formação. Verá que terá os seus frutos.
“Profissional qualificado é aquele que aceita mudanças, cria conceitos e cresce diante a adversidades.”
– Jair Martinez Felippe
Mário Ferreira
Contabilista Certificado
Sócio e gerente da SF&F Contabilidade
marioferreira@sffcontabilidade.com
sf&f contabilidade 