Depois da decisão da criação de uma sociedade por parte do empreendedor, há uma série de decisões estruturais que devem ser definidas aquando da criação da empresa. Hoje, criar uma empresa pode ser “na hora”, mas não podemos deixar que essa rapidez seja um factor de precipitação na escolha das opções a tomar. A firma, a sede, o capital social, o objecto social e a forma de obrigar, são todos aspectos que não devem ser apreciados de ânimo leve.
Antes de criar a empresa, faça o trabalho de casa. Eis algumas dicas:
Como criar
Pode-se criar através do sistema de Empresa Online, Empresa na Hora, ou através dos métodos tradicionais (Notário, Conservatória, etc.). Para uma empresa que tenha um pacto social simples, sem grandes particularidades, a Empresa Online e a Empresa na Hora servem perfeitamente. A Empresa Online depende que tenha a chave de acesso ao seu Cartão do Cidadão. Criar uma Empresa Online custa 220,00€, uma Empresa na Hora 360,00€.
Pessoalmente, preferimos o acompanhamento dado num Balcão do Empreendedor ou Espaço Empresa e consequentemente pagar mais por uma Empresa na Hora. O processo de Empresa Online esbarra por vezes em questões subjectivas que podem emperrar o processo de criação de empresa e aumentar os custos associados.
Escolher a Firma (dar o “nome” à empresa)
O nome da empresa (firma) pode ser escolhido pelo sócio, mas para tal precisa de um certificado de admissibilidade da firma, aprovado. Pedir esse certificado custa 75,00€. Pode optar no entanto pelo nome ou parte do nome do(s) sócio(s) ou pela escolha dos nomes de fantasia pré-aprovados e existentes na bolsa de nomes.
Se quiser ver a bolsa de nomes da Empresa na Hora, siga o seguinte link:
http://www.empresanahora.mj.pt/ENH/sections/PT_lista-de-firmas.html
A escolha da firma não é determinante para a imagem e comunicação da empresa: A empresa pode usar uma marca ou denominação à sua escolha. No entanto, é o nome oficial e é esse que será fornecido a fornecedores, p. ex. Recorra assim a um nome que seja facilmente entendido pelos outros. Nomes complexos, compridos demais ou em outras línguas (desde que não seja uma expressão simples) são desaconselhados.
A firma pode ter uma referência à actividade – de preferência curta. Se for uma sociedade unipessoal, tem de ter menção a esse facto.
Escolher o Objecto Social
Esse é o aspecto mais importante aquando da criação da empresa, já que vai determinar o que a empresa pode fazer naquele momento ou no futuro. Encare não só o que a empresa vai fazer, mas inclua actividades que tenham a ver com a suas competências pessoais, e outras que tenham um carácter aberto e não limitativo. Outras a incluir serão formação, organização de eventos, comércio, importação e exportação de uma grande variedade de artigos, comércio electrónico… Não se esqueça que qualquer alteração ou adaptação ao que a empresa fará no futuro, caso não esteja previsto no objecto social, implica alterações ao registo comercial e consequentemente o pagamento de taxas e claro, burocracias associadas.
Escolher a Sede
A definição da sede é importante. É relevante ter a garantia que a correspondência é bem distribuída pelos correios (não convém ser um local remoto ou difícil, que a sede é numa morada estável para a empresa, e de preferência seja onde está centrado o estabelecimento ou actividade. Se tal não for possível, terá de servir a morada do sócio. Outra opção é um centro de co-working que faça domiciliação fiscal. Se estiver interessado em apoios comunitários e fundos públicos, a localização da sede também pode ser decisiva, sendo preferencial em locais com menor grau de desenvolvimento económico.
Definir o Capital Social
Os sócios são responsáveis entre si pelas dívidas à empresa até ao limite do capital social. Se por um lado o limite mínimo do capital social é de 1,00€ e que o mesmo pode ser depositado até ao fim do ano, quanto maior o capital social, maior é a demonstração de credibilidade perante terceiros, sejam eles clientes, fornecedores, bancos, etc. Se isso for um factor relevante, encare a possibilidade de um capital social – pelo menos – na ordem dos milhares de euros.
Definir os CAE’s
Os códigos de actividade económica (CAE) definem as actividades para as quais a empresa está autorizada a operar e têm de caber no objecto social. Os CAE’s a bloquear (principais e secundários) serão os correspondentes às actividades que a sociedade vai exercer no imediato. Os CAE’s podem ser alterados e substituídos, gratuitamente, através do Portal das Finanças.
Obrigar a empresa e definir a Gerência
A definição da Gerência é relevante ao nível da responsabilidade pelos actos tomados pela empresa. Normalmente os sócios ficam habilitados como gerentes, mas tal pode não acontecer, se for tal a vontade. A forma de obrigar tem a ver com o número de assinaturas – Nos cheques, nos contratos, nas compras, etc.
Definir o Contabilista
Nos Espaço Empresa / Balcão do Empreendedor, pode-se à partida definir quem será o futuro TOC / Contabilista Certificado da sociedade. A partir daí, o Contabilista ficará vinculado à sociedade. Um conselho: Quando criar a sociedade, faça-se acompanhar pelo(a) futuro(a) Contabilista. É a melhor forma de garantir que todo o processo corre da melhor forma.
A sociedade está criada. E agora?
Agora, com a documentação entregue aquando da criação da empresa, nomeadamente a certidão comercial permanente, juntamente com os dados dos gerentes da sociedade, é necessário abrir uma conta bancária em nome da sociedade. O prazo para a abertura da conta é determinante, já que desde a criação da sociedade, existem 15 dias corridos para dar início de actividade junto da Autoridade Tributária. Só aí, poderemos ter a empresa em condições para trabalhar em pleno.
Mário Ferreira
Contabilista Certificado – Gerente da SF&F Contabilidade
Licenciado em Organização e Gestão de Empresas, com 20 anos de experiência no acompanhamento de micro e pequenas empresas e empresários em nome individual
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